Déjouez les saboteurs de productivité : domptez vos e-mails et vos réunions !
Depuis un an, le télétravail généralisé a transformé nos façons de travailler et de manager. Les outils de visioconférence et les plateformes collaboratives ont joué un rôle clé dans cette transition, mais leur utilisation nécessite une réflexion approfondie pour éviter de se noyer.
Selon l’article de Capital, Jean Barret Castan, dirigeant de CoperBee, société de conseil spécialisée dans la digitalisation des TPE et PME, estiment que certaines pratiques inefficaces, comme multiplier les réunions ou compter sur les e-mails pour des réponses instantanées, doivent être repensées pour favoriser la productivité en télétravail.
Repenser l’utilisation des outils collaboratifs après un an de télétravail :
Les outils collaboratifs doivent servir la vision de l’entreprise. Si on impose un cadre rigide en télétravail, ces outils fourniront un cadre rigide qui ne modifiera pas la façon de manager, voire l’aggravera. En télétravail, il est essentiel de trouver des moyens de prendre le pouls de l’entreprise, de ressentir l’engagement et de faciliter les échanges informels.
Multiplier les réunions n’est pas la solution :
Aligner les réunions les unes après les autres ne favorise pas l’engagement des employés. Au contraire, cela risque de lasser et de diminuer l’intérêt et l’engagement. Les réunions doivent être utilisées de manière stratégique pour favoriser l’échange d’idées, la prise de décision et la collaboration entre les équipes.
Trouver le bon équilibre :
En télétravail, il est important de créer un espace de collaboration et d’échange avant de se concentrer sur la production. Il faut définir les outils à utiliser et établir des règles claires autour de ces outils. Il est essentiel de cadrer les interactions qui auraient eu naturellement lieu en présentiel dans l’entreprise, afin de faciliter les échanges informels et spontanés.
Choisir les bons outils :
L’e-mail n’est pas l’outil idéal pour favoriser la collaboration en télétravail. Sa latence et la saturation des boîtes de réception limitent son efficacité. Il est préférable d’utiliser des plateformes de messagerie instantanée ou des réseaux sociaux d’entreprise pour faciliter la communication et la prise de décision rapide. Cependant, pour que ces outils fonctionnent efficacement, il est crucial que les collaborateurs soient engagés, autonomes et bien informés sur le cadre dans lequel ils évoluent.
La confiance comme clé de réussite :
Dans un contexte de télétravail, la confiance est essentielle. Les salariés doivent comprendre leur rôle, avoir le sens de leur travail et être en mesure de contribuer efficacement à la vision de l’entreprise. La communication transparente, même lors des périodes difficiles, favorise l’engagement et renforce la confiance mutuelle. La plupart des salariés veulent que leur entreprise réussisse et feront de leur mieux pour y contribuer, tant par adhésion que par souci de préserver leur emploi.
Après un an de télétravail généralisé, il est temps de repenser notre utilisation des outils collaboratifs pour éviter la surcharge et favoriser l’efficacité. Les entreprises doivent créer un cadre clair, favoriser les échanges informels, choisir les bons outils de communication et cultiver la confiance entre les équipes. En adoptant une approche réfléchie, les entreprises pourront tirer le meilleur parti du télétravail et promouvoir une collaboration productive, même à distance.
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