Organisation agile : l’étude d’Asana offre des solutions pour accroître l’efficacité

Organisation agile : l’étude d’Asana offre des solutions pour accroître l’efficacité

La pandémie a bouleversé les modes de travail et a engendré des changements significatifs dans l’organisation des entreprises. Asana, une entreprise spécialisée dans la gestion de projet, a réalisé une étude approfondie sur l’anatomie du travail en 2022, mettant en évidence la nécessité de passer à une organisation agile. Cette étude a analysé le comportement de plus de 10 000 travailleurs de la connaissance à travers le monde, dont 1501 en France.

Optimiser la productivité annuelle :

L’étude révèle que les employés consacrent désormais 15 % de temps supplémentaire au travail qualifié, mais passent près de 7 % de temps en moins sur des tâches stratégiques. Pour les entreprises qui souhaitent adopter une approche agile, l’un des principaux défis est d’assurer une gestion efficace des tâches organisationnelles. Voici les aspects sur lesquels elles doivent se concentrer :

Clarification des processus :

En 2022, les employés ont manqué environ 25 % des échéances (contre 30 % en 2021). Parmi les raisons évoquées, 22 % des répondants pointent du doigt le manque de clarté des processus, tandis que 21 % soulignent l’excès de réunions superflues.

Réduction des réunions peu productives :

Selon l’étude, les employés consacrent en moyenne 141 heures par an à des réunions inutiles (contre 160 heures en 2020). Les employés français sont particulièrement touchés, perdant en moyenne 2,9 heures par semaine en réunions et appels non productifs. De plus, 50 % des répondants admettent effectuer plusieurs tâches pendant les réunions en ligne, ce qui les empêche de se concentrer sur les actions clés.

Cadrer le travail hybride :

La gestion du travail hybride constitue un défi majeur pour les entreprises agiles. Alors que 58 % des employés français préfèrent un modèle de travail mêlant présentiel et distanciel, 37 % d’entre eux regrettent de ne pas avoir de frontières claires entre leurs journées de travail, surtout en télétravail. De plus, 44 % des employés se sentent plus isolés lorsqu’ils travaillent à distance.

Selon Sahar Yousef, chercheuse en neurosciences cognitives, pour bien encadrer le travail hybride, les managers et les entreprises devraient envisager les mesures suivantes :

• Établir des règles pour l’organisation des réunions et déterminer quand celles-ci sont préférables à d’autres formes de communication.
• Encourager les équipes à désactiver les notifications pour réduire les distractions et favoriser le travail sur une tâche à la fois.
• Définir des heures de travail précises pour les employés.
• Synchroniser les journées de travail en présentiel et à distance, en tirant parti des avantages de chaque environnement.
• Organiser des événements virtuels pour favoriser les interactions et renforcer les liens entre les employés.

Limiter la distraction :

L’étude révèle que les employés utilisent en moyenne 9 applications différentes chaque jour (contre 10 en 2021). Cette multiplicité d’outils entraîne une augmentation des tâches d’organisation, obligeant les managers et les employés à passer constamment d’une application à une autre.

Pour limiter ces changements d’environnement, les entreprises agiles doivent envisager les mesures suivantes :

• S’appuyer sur des intégrations conçues pour faciliter le fonctionnement des écosystèmes techniques de l’entreprise.
• Permettre aux employés de bloquer des créneaux dans leur emploi du temps pour se concentrer sur leur travail.
• Adopter une plateforme de gestion du travail qui permet de connecter les différentes applications et outils professionnels.
• Mettre en place des équipes transverses qui peuvent collaborer efficacement sans être ralenties par des tâches d’organisation.

Réconcilier bien-être et travail :

Selon l’étude, 40 % des employés souffrent à la fois d’épuisement professionnel et du syndrome de l’imposteur. Ces états créent une visibilité réduite sur leur travail, les submergent de notifications et les accablent par le poids des réunions. Pour lutter contre ces problèmes, il est essentiel que les entreprises opèrent des changements structurels permettant aux équipes de participer à la création de processus globaux. En effet, 23 % des employés ayant connu le syndrome de l’imposteur affirment que des processus plus clairs contribueraient à atténuer les effets, tandis que 21 % estiment qu’une plus grande clarté quant aux objectifs organisationnels est nécessaire.

L’étude réalisée par Asana met en évidence les changements majeurs qui ont affecté l’organisation du travail en 2022. Pour s’adapter à ces transformations, les entreprises doivent adopter une approche agile, en clarifiant les processus, en réduisant les réunions inutiles, en encadrant efficacement le travail hybride, en limitant les distractions et en favorisant le bien-être des employés. En mettant en place ces mesures, les entreprises pourront tirer le meilleur parti de la nouvelle réalité du monde du travail et améliorer leur productivité globale.

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