Quelles applications de « to-do list » et gestion du temps choisir en 2022 ?

Quelles applications de « to-do list », de gestion du temps, des priorités et des projets choisir en 2022 pour faciliter votre quotidien ?

Les applications d’aide à la gestion du temps (to-do-list, priorités, partage de fichiers, etc.) sont nombreuses. Voici un tour d’horizon, non exhaustif, basé sur un article de Sofiane Zaizoune et un autre de Lena Borrelli sur Zdnet.

Gagner du temps en équipe :

Les « réseaux sociaux d’entreprise » ou « outils collaboratifs » ou « messageries », selon les noms qu’ont leur attribue. Ils sont en général connus : Teams, Slack, les français Jalios ou Jamespot… Leur avantage : diminuer autant que possible l’usage des courriels en interne pour gagner du temps (= éliminer les circulations de pièces-jointes obsolètes, les objets qui ne correspondent pas aux contenus obligeant à faire des recherches, etc.

Trello, aussi très connue, est « l’outil collaboratif par excellence ». Utilisée « par plus d’un million d’équipes », elle permet de suivre l’avancée d’un projet étape par étape. Très simple, l’interface repose sur deux éléments : des colonnes et des cartes. Une carte correspond à une tâche, une colonne, à un état d’avancée. Une équipe peut ainsi communiquer en temps réel sur la préparation d’un dossier destiné à un client, par exemple. Il suffit au manager de créer un tableau Trello avec plusieurs colonnes (« À rédiger », « En relecture pour validation », « Validé », « À envoyer au graphiste », etc) et déplacer les différentes cartes (« Briefing client », « Stratégie réseaux sociaux », « Soirée de lancement », etc.).

Partager des fichiers :

Chacun connait WeTransfer et.. ses limites. Le lyonnais Smash fait mieux : permet d’envoyer gratuitement et sans inscription des fichiers, sans limite de poids – contrairement à WeTransfer. Et les dossiers envoyés sont téléchargeables pendant 365 jours.

Brainstomer / Réfléchir collectivement

Mindmeister génère des cartes mentales collectives, partagées entre les membres d’une équipe. Un outil efficace pour le brainstorming, l’organisation de projets ou la préparation de réunions, même à distance. Dans le même esprit, Padlet est l’équivalent virtuel d’un tableau de notes ou étiquettes adhésives. L’interface, qui supporte tous les formats de la vidéo au son en passant par le texte, permet de créer des panneaux collaboratifs avec un large choix de mises en forme. Les « padlets » ainsi créés peuvent ensuite être exportés en PDF. « Ce sont des outils liés aux méthodes agiles, qui consistent à s’adapter au fur et à mesure que le projet avance. Evernote, une autre application, offre les mêmes fonctionnalités. Reste les bons vieux drives proposés par Google, Apple ou encore Dropbox, devenus indispensables pour travailler depuis n’importe où.

Listes de tâches

Le très connu Wunderlist n’existe plus. Mais ses remplaçants se bousculent :

Todoist offre les mêmes fonctionnalités, avec un gros plus : l’application permet de se fixer des objectifs de productivité et d’observer ses résultats sur des courbes générées automatiquement. Une version Business existe pour être utilisée en équipe.

Pour tout ce qui n’est pas urgent mais qu’on ne veut pas oublier, il y a Do it tomorrow. « Une interface simple et intuitive qui permet de noter des tâches quotidiennes, mais surtout de les reporter au lendemain ».

Any.do est une application primée qui utilise des tâches, des listes et des rappels intelligents pour vous permettre de vous organiser en une seule application. Elle utilise des rappels uniques et récurrents. Mais le plus impressionnant, c’est qu’elle propose également une option de rappels géolocalisés – pour que vous n’oubliiez jamais rien.

Asana est un excellent complément pour les professionnels, car elle permet de créer des tâches et de les attribuer aux membres d’une équipe, dans le cadre d’une gestion de projet. Une fonction de liste permet en outre de visualiser facilement sa liste de tâches de la journée grâce au modèle de données Work Graph exclusif d’Asana. […] « Elle est particulièrement utile si vous travaillez sur un projet dont les délais sont serrés et qui implique de nombreux membres de l’équipe ».

Habitica, la gestion de tâche gamifiée utilisée par plus de quatre millions de personnes pour gérer leurs listes de tâches. Cette application parvient à combiner une liste de tâches fonctionnelle avec un véritable suivi des habitudes et des objectifs.

Microsoft To Do s’intègre de manière transparente à la suite bureautique Microsoft et fonctionne avec des logiciels et des applications essentiels comme Word, Excel et PowerPoint.

Remember the Milk remplace vos notes manuscrites et vous propose d’utiliser une application de liste de tâches conçue pour les rappels instantanés, pour ne pas oublier les détails importants

Mieux gérer les réunions

Réunio vise à augmenter l’efficacité d’une équipe avant, pendant et après une réunion. Développée par deux Français, l’outil offre de nombreuses fonctionnalités : coordination des plannings, ordre du jour assisté, guide interactif pour ne pas perdre le fil de la discussion, timekeeper, mise en page automatique d’un compte-rendu archivé de façon sécurisée…

Mieux se concentrer

Rien de pire que ce neuromythe du « multi-tâches ». Aucun cerveau, ni féminin (désolé, Mesdames) ni masculin, ne peut réellement travailler sur ce mode énergivore, source de fatigue cognitive, d’allongement du temps de travail et d’augmentation des erreurs (à corriger ensuite… Triple perte de temps).

Pour favoriser la concentration Focuslist permet d’inscrire le temps nécessaire à une tâche puis de lancer un minuteur. L’application applique ensuite la technique de la tomate (ou « Pomodoro ») : Focuslist égrène 25 minutes, pendant lesquelles l’utilisateur se concentre sur son travail, puis 5 minutes de pause, et ainsi de suite. Les données enregistrées permettent enfin de dresser un bilan et de réévaluer le temps nécessaire à chaque tâche.

Forest applique un principe similaire, l’aspect ludique en plus : un arbre virtuel commence à pousser lorsqu’on lance l’application. Il faut attendre 30 minutes sans toucher à son portable pour que le végétal devienne adulte. Sinon, il meurt sur pied. À la fin de la journée, Forest comptabilise le temps de concentration total. « Cela permet de mettre les distractions à distance grâce à des stratégies de temps limité, reprend Sofiane Zaizoune dans son article. C’est intéressant pour les personnes qui ont tendance à procrastiner ou, au contraire, à travailler sans faire de pause. Fractionner son temps et travailler en mono-tâche permet de gagner en efficacité ». Bonus : Forest est partenaire de Trees for the Future, une organisation à but non-lucratif qui a déjà planté plus de 550.000 arbres, des vrais cette fois, pour lutter contre la pauvreté, la malnutrition et la déforestation.

Mieux analyser son temps

Mieux gérer son temps commence par un travail d’analyse. Pas de soins sans diagnostics !

Pour cela, Hours propose un simple minuteur qu’il suffit de déclencher lorsqu’on commence une tâche, avant de l’interrompre pour la reprendre, ou non. L’application génère ensuite des bilans détaillés, accompagnés de graphiques et commentaires. Une version destinée aux équipes existe aussi.

RescueTime est un équivalent à installer sur votre ordinateur. L’application enregistre vos activités en direct et vous en fournit un compte-rendu détaillé. Sans oublier des objectifs associés à une note de productivité et des alertes pour vous inciter à lâcher vos dossiers professionnels une fois rentrés chez vous. Vous pouvez aussi bloquer l’accès à certains sites pour éviter de procrastiner.

Les enjeux qui expliquent cette multitude d’applis

Alors, pourquoi autant d’applis ? Parce que l’enjeu des coûts liés aux temps perdus est énorme ! Ainsi, 80 % des coûts cachés dans une organisation (20 à plus de 40 K€ par an / par collaborateur !) sont liés à des surtemps… Faites le calcul dans votre entreprise…

Le seul coût des réunions inutiles ou inefficaces donne le tournis. Selon Getminute, le coût des réunions inefficaces aux USA serait de 37 milliards de dollars annuels ! En France, selon Perforny, ce serait 1 million d’euros par an pour une entreprise de 200 personnes. Pas mal comme piste d’amélioration des capacités d’autofinancement (En prenant, pour commencer, l’exemple des équipes commerciales).

Alors que, dans le même temps, une formation en gestion du temps s’avère être une solution ultra ROIste !

Et vous, en tant que dirigeant, que mettez-vous en œuvre pour réduire ces coûts et cette perte d’efficacité dans votre entreprise ?

Vous voulez améliorer la Gestion du temps organisationnelle ? Découvrez notre accompagnement et contactez-nous.

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