Comment ces dirigeantes sont sorties de l’enfer des dix réunions par jour

Comme mon post du 27 septembre (« Les solutions pour ne plus passer sa vie en réunion ») a eu encore plus de succès que d’habitude, je reviens sur le sujet avec un focus sur les femmes grâce à cet article de Sofiane Zaizoune publié dans Madame Figaro il y a un moment, mais ce sujet est intemporel, n’est-ce pas ? 🙂

Retour sur les conseils de quatre femmes dirigeantes pour une organisation du travail efficace !

Le constat : on connait les problèmes récurrents. Collaborateurs invités sans connaître la raison de leur présence, manque de préparation, absence de compte-rendu…

Le remède ? « Une bonne réunion doit d’abord avoir un objectif clair. Attention, pas un ordre du jour, pas un sujet, mais un « livrable ». C’est-à-dire un objectif que l’on peut visualiser et mesurer. Identifier les causes d’une panne récurrente dans une usine, par exemple, est un livrable ».

« Autres exemples : un tableau à trois colonnes – « action », « qui », « quand » – ou une liste d’idées précises dans le cas d’une réunion créative. Pour remplir l’objectif de la réunion, personne ne doit être là par hasard. Il faut inviter les bons collaborateurs, dont le profil est cohérent avec le fameux livrable. Et pas question de quitter la salle avant d’avoir dressé la liste des actions à entreprendre pour déployer la décision. Si on n’a pas tranché, il faudra peut-être une deuxième réunion, mais alors en effectif réduit ».

Les conseils de quatre dirigeantes (et leurs postes lors de la rédaction de l’article).

Cécile Lejeune, présidente de l’agence de communication VMLY&R Paris

4 règles :

  • Réunion avec la dirigeante uniquement pour des prises de décisions ;
  • Durée de 30 mn et qui commencent et finissent à l’heure ;
  • Objectif fixé au début et qui doit être atteint à la fin ou proposer des « next steps claires ».
  • 5 participants maximum.

Marjolaine Grondin, directrice générale et co-fondatrice du chatbot Jam

  • Une réunion de lancement de semaine de 30 mn chaque lundi matin, dont 20 de bilan de la semaine passé et de challenges de celle à venir et 10 mn d’échanges.
  • 2 à 3 réunions hebdomadaires de réflexion collective.
  • Et tout le monde doit avoir bien lu les documents nécessaires avant de venir en réunion.

Isabelle Mical, Directrice de la communication de Relais et Châteaux

  • Voir chaque collaboratrice une fois par semaine.
  • Réunir l’équipe au complet toutes les trois semaines.
  • Les réunions ne dépassent pas 1h30. Et elles priorisent les sujets et les reportent si nécessaire.
  • Et, enfin, une journée hebdomadaire sans réunion.

Sandrine Mignaux, Directrice générale France de Rituals

  • « Un créneau de deep work quotidien, sans se déranger avant la fin de matinée ».
  • Des réunions en one on one, hebdomadaires ou bi-mensuelles, de 45 minutes maximum. « Les collaborateurs arrivent avec leur agenda, la liste des sujets à traiter et les options possibles. »
  • Un nombre réduit de participants.
  • Une réunion mensuelle et conviviale de tous les collaborateurs autour d’un verre pour compenser les échanges dématérialisés.

Et vous, comment luttez-vous contre la réunionnite ?

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